Procedura RMA (ang. Return to Manufacturer Assignment) stosowana jest przez dużych dostawców podzespołów i formalizuje proces przyjmowania towarów do serwisu. Proces ten przebiega w następujący sposób:
Synapsa umożliwia obsługę przyjęć zgodnie z procedurą RMA.
Zgłoszenia RMA obsługiwane są przez osobny interfejs WWW lub przez przycisk Zgłoś do RMA (panel Klienci).
Uwaga: Interfejs WWW do obsługi zgłoszeń RMA jest modułem dodatkowym. Wymaga serwera IIS lub Apache.
Po naciśnięciu przycisku Zgłoś do RMA pojawia się okno Dodaj/Edytuj rewers tymczasowy. W oknie tym wprowadza się dane pojedynczego towaru zgłaszanego.
Po wprowadzeniu danych towaru można kliknąć na OK, aby zakończyć wprowadzanie zgłoszenia lub Dodaj następny, aby przejść do następnego towaru.
Kolejne zgłoszenia i towary ze zgłoszenia są kolejno numerowane w systemie.
Po kliknięciu na przycisk Nadaj RMA , pojawia się okno Rewersy zgłoszeniowe, przedstawiające listę zgłoszonych towarów. Po zaznaczeniu pozycji na górne liście i kliknięciu na Dodaj lub Dodaj wszystkie, użytkownik buduje listę towarów rozpatrzonych. Po kliknięciu na przycisk OK, dla towarów rozpatrzonych nadawane są kolejne numery RMA. Jeżeli lista towarów rozpatrzonych zawiera towary o różnych numerach zgłoszeń, nadane zostaną numery osobno dla każdego zgłoszenia (można więc szybko nadać numery RMA przez kliknięcie na Dodaj wszystkie i OK).
Po wybraniu pozycji z listy i kliknięciu na przycisk Edytuj, pojawia się okno Edycja rewersu zgłoszeniowego, w którym użytkownik ma możliwość uzupełnienia lub skorygowania danych podanych przy zgłoszeniu przez klienta.
Aby odrzucić konkretną pozycję zgłoszenia (z powodu niespełniania warunków gwarancji), należy w oknie Edycja rewersu zgłoszeniowego, zaznaczyć opcję Odrzucony.
Towary rozpatrzone oznaczone kropką w kolumnie <r (rozpatrzony)> oraz <c (oczekujący na przyjęcie)> lub <x (odrzucony)>.
Po dostarczeniu towarów przez klienta do serwisu, pracownik serwisu przyjmuje je za pomocą przycisku Przyjmij z RMA. Po naciśnięciu tego przycisku pojawia się okno (rysunek poniżej), w którym należy wskazać numer RMA. Możliwe jest też podanie numeru zgłoszenia lub pojedczej pozycji na zgłoszeniu.
Po kliknięciu na OK pojawi się lista pozycji zgłoszenia, z której możemy wybrać konkretny towar do przyjęcia. Po wybraniu towaru pojawi się okno Przyjmowanie nowego towaru, opisane dokładnie wcześniej. Formularz zostanie wypełniony danymi pozycji ze zgłoszenia. Można wybrać inną pozycję zgłoszenia, którymi ma być wypełniony formularz przez naciśnięcie przycisku Z RMA. Pod tym przyciskiem pokazywana jest ilość pozostałych do przyjęcia na liście pozycji zgłoszenia. Jeżeli w polu tym wyświetlana jest liczba 0, to znaczy, że już wszystkie towary z wybranego zgłoszenia zostały przyjęte.
Po uzupełnieniu danych i kliknięciu na OK, rewers zostanie utworzony. Za pomocą przycisku Dodaj następny można od razu przejść do przyjmowania kolejnego towaru, aż zostaną przyjęte wszystkie towary ze zgłoszenia.
Zgłoszenia RMA można przeglądać w panelu Klienci za pomocą przycisku Przeglądaj z włączoną opcją Rew. zgłoszeniowe. Pojawi się okno, w którym można wybrać opcje raportu.
Po kliknięciu na OK pojawi się okno Przeglądanie rewersów tymczasowych zawierająca listę pozycji.